Gestion des temps : CNIL

Le traitement automatique des données nominatives et/ou personnelles nécessite l’autorisation du Correspondant Informatique et Libertés ou de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Dans un esprit de transparence, voici les informations à connaître en amont de la mise en place d’un logiciel de gestion du temps et des activités comme Cosmos.net.

Les logiciels de gestion du temps de travail rentrent dans un cadre législatif précis

Le système de gestion des temps mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux. Le dispositif ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, ou être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation.

Les informations ne sont accessibles qu’aux membres habilités des services gérant le personnel (notamment les ressources humaines) ou la paie. L’employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécurité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes qui n’ont pas la qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance. Ainsi, il doit prévoir des habilitations pour les accès informatiques avec une traçabilité des actions effectuées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour quoi faire).

Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, doivent être conservées pendant 5 ans.

Les IRP et le personnel doivent être informés de leurs droits en la matière

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de contrôle des horaires ou d’accès aux locaux. Chaque employé doit être notamment informé : des finalités poursuivies, des destinataires des données issues du dispositif,  de son droit d’opposition pour motif légitime,  de ses droits d’accès et de rectification. Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

Cosmos.net, un logiciel de gestion du temps qui répond aux exigences légales

Le système de gestion des temps Cosmos.net répond à l’ensemble des mesures légales. Conscient des enjeux des entreprises dans la gestion des ressources humaines et surtout de la gestion du temps de vos employés, notre logiciel permet de répondre à toutes les exigences de la loi très facilement.

De la responsabilité de l’employeur d’informer son personnel

Le contrôle des horaires peut faire l’objet d’un engagement de conformité à la norme simplifiée n°42 (déclaration simplifiée). Les dispositifs qui n’entrent pas dans le cadre de cette norme doivent faire l’objet d’une déclaration normale. L’employeur doit porter à la connaissance du personnel, différentes informations en amont de la mise en place du système de gestion du temps dédié à la fonction RH :

  • la finalité du dispositif (ex : contrôle des accès, gestion des temps de présence…);
  • la nature des informations qui seront collectées;
  • les services destinataires des données;
  • les modalités d’exercice du droit d’accès à ces données.

Si vous souhaitez des informations complémentaires sur ce sujet avant d’implémenter un logiciel de gestion du temps pour améliorer l’efficacité de la gestion des ressources humaines de votre entreprise, voici des liens qui sont susceptibles de vous intéresser : La norme simplifiée n°42 de la CNIL qui traite directement du cadre de mise en place d’une solution de gestion du temps de travail. Vous trouverez notamment ci-après Le guide pratique de l’employeur (Download PDF).

Si vous préférez vous adresser directement à un expert pour les questions liées à l’utilisation d’un logiciel de ressources humaines et de gestion du temps, vous pouvez appeler : ALLO CNIL 01 53 73 22 22